Un manual por proceso, el kit para dar de alta a alguien nuevo y una ficha de una hoja por pantalla. Todo sale de la ayuda que ya trae la app, así que dice exactamente lo mismo. Descárgalo, imprímelo o mándalo por WhatsApp.
Para dar de alta a alguien nuevo y que aprenda solo: qué manual lee cada puesto, su checklist del primer día y tarjetas de una hoja para pegar junto a la computadora.
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Una hoja por pantalla: para qué es, los pasos y el error que de verdad se comete ahí. Están en carpetas, como el menú de la app.
Siete cosas que, si las tienes claras, te ahorran la mitad de las preguntas.
Dónde está cada cosa en iPhone, en iPad y en Mac.
Los cuatro pasos para dar de alta tu academia. Quien la registra queda como director.
Para entrar a una academia que ya existe, con el rol que la dirección te asignó.
Cuando no tienes código: pides acceso y la dirección lo autoriza.
La primera pestaña. No es un tablero igual para todos: cada rol entra a una pantalla distinta.
El menú grande de la app y donde vive tu cuenta.
La identidad de la academia escrita por la dirección, y de dónde salen «Cuerpo técnico» y «Autorizados».
Lo que la academia hace para cuidar a los niños, y el canal para reportar algo directo a la dirección.
La lista de quién sí puede recoger a tu hijo. El cuerpo técnico la consulta desde su celular a la hora de la entrega.
Quién entrena a tu hijo, con su experiencia y sus certificaciones.
Son dos cosas distintas: tus notificaciones (la campana) y el muro de avisos que publica la academia.
El muro de la academia. Todos leen; escribe solo quien la administración autoriza.
El calendario de la academia y el detalle de cada juego.
Los torneos en los que participa la academia, con su tabla y sus goleadores.
Los grupos de la academia y los rivales, con su plantilla.
El muro de fotos de la academia. Cada foto vive 7 días y se borra sola.
Las sesiones programadas de la academia, con su sede y su enfoque.
La app no transmite sola: reproduce la señal que tú generes. Aquí está cómo montarla.
En qué aparatos está abierta tu sesión, y cómo soltar uno que no reconozcas.
Tu pestaña. La ficha de cada hijo y todo lo que le cuelga.
Cuánto debes, de qué, desde cuándo, y cuánto llevas pagado en el año.
El historial de cargos y sus comprobantes.
La credencial con QR de cada hijo, que es la que se muestra en la entrada.
Los papeles que la academia pide por cada alumno y cuáles te faltan.
El formulario para inscribir a un hijo desde la app. Llega a la academia como solicitud.
Lo que se le pidió a tu hijo y en qué va la entrega.
Los torneos internacionales de la academia, con itinerario, costo y parcialidades.
Cuando hay un cargo vencido, esta pantalla sustituye a la app. Trae tres salidas.
La rejilla del día de cada espacio, y de aquí se aparta.
Marcar quién vino a cada sesión. Es la pantalla que más se usa sin señal.
Programar una sesión, o toda una serie de semanas de un jalón.
La consola del marcador: eventos, cambios y periodo, en el momento y sin señal.
Quién va al partido, y avisarles a los papás.
Leer el QR de una credencial para confirmar que el alumno está registrado.
El reporte del entrenador que la familia va a leer.
Tipo de sangre, alergias, a quién llamar y quién puede recogerlo. Para el día que hace falta.
El control de entrada y salida de la sede, y quién está adentro ahorita.
El índice completo de la administración, partido en «Deportivo» y «Administración».
El dinero que la academia le cobra a las familias, mes por mes.
El padrón. De la ficha del alumno sale su credencial, su expediente y el vínculo con sus papás.
Quién trae los papeles completos y quién no, con la lista de requisitos que tú defines.
Mensualidades, inscripción, ligas y uniformes. De aquí sale la cobranza.
Un precio especial para un solo alumno, con su motivo y su historial.
Plantillas que se llenan solas con los datos del alumno y el precio.
Pedidos, tallas y entregas.
Las solicitudes que llegan desde la app, para revisarlas y contestarlas.
Los grupos por edad, con su duración de partido y su cuota. De aquí sale la cobranza.
Dar de alta los torneos, inscribir equipos y, cuando la liga no publica, teclear la tabla.
Dar de alta un juego con su citación, su uniforme y su transmisión.
Crear canchas, carriles, tatamis, salones o aulas, dividirlos y ponerles reglas.
Cerrar por mantenimiento o día festivo sin borrar el horario de siempre.
Las sedes de la academia, con su dirección, sus horarios y su punto en el mapa.
Quién entra a la academia y qué puede hacer cada uno.
Suspender a un alumno sin darlo de baja: deja de generarle mensualidades y conserva su historial.
Los cumpleaños del mes, para felicitarlos en el entrenamiento.
Los datos que cambian de vez en cuando: WhatsApp, textos de la vitrina, bloqueo por adeudo y descuento por hermanos.
El horario de cada espacio, día por día. La agenda solo ofrece horas dentro de esto.
Los cuatro números de la academia: cobranza, matrícula, asistencia y resultados.
Cobrado, por cobrar, antigüedad de la deuda, comparativo por mes y pronóstico.
Qué alumnos se pueden ir, por qué, y a quién hablarle hoy.
Los últimos 7 días, armados para la junta del lunes.
Quién hizo qué y cuándo dentro de la academia.
Quién está esperando autorización, quién ya tiene acceso y con qué rol. Y de aquí se invita.
Por quién exactamente te está cobrando AcademyLook, y desde dónde darlos de baja.
Cuántos alumnos caben en cada grupo, para contestar sin adivinar.
Generar los cargos del mes y ver de dónde viene el dinero.
Subir el padrón que ya tienes en una hoja de cálculo, en vez de capturarlo a mano.
Toda la información de la academia en un archivo, cuando tú quieras.
Lo que la academia le paga a AcademyLook. Es un dinero distinto del de Cobranza.
Recorrer la app tal como la ve cada rol, antes de darle acceso a alguien.
Solo para quien opera la plataforma. Tres apartados: «Números», «Academias» y «Control».
Ver una academia con los ojos de quien la usa, para dar soporte.
Quién más puede entrar a dar soporte.
Quién manda sobre quién, de dueño a alumno.
